Le vrai problème : on perd des heures sans s'en rendre compte
Dans une PME, chaque minute compte. Pourtant, des salariés passent encore des heures chaque semaine à copier-coller des données, envoyer des relances manuelles, exporter des tableurs ou vérifier des informations déjà saisies ailleurs.
Ces tâches ne créent pas de valeur. Elles épuisent les équipes et retardent les projets stratégiques.
::: retenir L’idée centrale 80 % des tâches répétitives d’une PME peuvent être partiellement ou totalement automatisées avec des outils no-code accessibles. La première étape est de les identifier clairement. :::
Pourquoi cela concerne une PME en Sarthe ?
- Le tissu économique sarthois est composé de nombreuses PME et TPE.
- Les dirigeants cumulent souvent plusieurs casquettes.
- Un auto-entrepreneur n’a pas de marge de temps à perdre.
- Automatiser une ou deux tâches peut libérer plusieurs heures par semaine.
::: card Exemple 1 : l’assistante administrative du Mans Chaque semaine, une assistante administrative recopie des factures reçues par email dans le logiciel comptable. Cela lui prend 4 heures. Après cartographie, cette tâche devient le premier candidat à l’automatisation. :::
Situations fréquentes chez les clients Alliance Digitale
| Rôle | Tâche répétitive | Temps perdu | Frustration |
|---|---|---|---|
| Assistant(e) | Saisie manuelle des factures dans la comptabilité | 4 h/semaine | Saisies inutiles et risque d'erreurs |
| Commercial | Relances clients par email et suivi dans un tableur | 3 h/semaine | Opportunités oubliées, image peu professionnelle |
| Responsable RH | Collecte et relance des documents pour les bulletins de paie | 2 h/semaine | Retards de paie, stress relationnel |
| Dirigeant | Export quotidien de KPI depuis plusieurs outils | 1,5 h/semaine | Manque de visibilité temps réel |
Méthode : les 4 critères de la tâche "automatisable"
Une tâche est un bon candidat à l'automatisation si elle cumule ces 4 critères :
- Répétitive : elle se produit régulièrement (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle).
- Règles claires : elle suit une logique prévisible (« si X, alors Y »).
- Source de données identifiable : les informations utilisées sont numériques et accessibles.
- Faible risque en cas d'erreur : une erreur n’est pas catastrophique.
::: tip Conseil pratique Demandez à chaque membre de l’équipe de noter pendant une semaine les tâches qu’il répète. Vous obtiendrez une liste plus complète et plus juste qu’une réflexion en réunion. :::
Score d’automatisation simple
| Score | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| Facile | Données digitales, règles claires, outils connectés | Relances emails, exports CSV |
| Moyen | Quelques étapes manuelles, besoin d’outil intermédiaire | Consolidation de tableurs, formulaires |
| Difficile | Données papier, jugement humain important, risque élevé | Négociation commerciale, recrutement final |
::: card Exemple 2 : l’artisan de Sablé-sur-Sarthe Un artisan remplit des fiches d’intervention papier, puis les retranscrit le soir. La tâche est répétitive mais utilise du papier. Le score est « Moyen » : il faut d’abord numériser la saisie via un formulaire mobile. :::
Plan d’action cette semaine
- Lister les tâches répétitives de chaque poste.
- Évaluer le temps passé et la fréquence.
- Appliquer les 4 critères et donner un score.
- Choisir la tâche prioritaire : forte répétition, règles claires, gain de temps visible.
- Rédiger une fiche processus avec déclencheur, étapes, données, exceptions et résultat attendu.
::: retenir En résumé La première étape de l’automatisation n’est pas technique. C’est une étape d’observation : repérer les tâches répétitives, mesurer le temps perdu et choisir le premier candidat. :::